Rotina – Departamento Pessoal

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Lançamentos para Folha de Pagamento #

As informações variáveis devem ser enviadas pelo Portal do Cliente (RH Net).
Prazo para envio: Até o 3º dia útil.

Após o recebimento das variáveis:

Calculamos a folha e realizamos a dupla checagem.
Enviamos o relatório de extrato para validação. A validação por parte do cliente se faz necessária para confirmar que não haverá inclusões ou exclusões de verbas/descontos após o envio do primeiro extrato.
Após validação do cliente, enviamos:
- Relatório de líquidos (valores a pagar).
- Recibos de pagamento (contracheques).

Após a validação da folha de pagamento, não será possível realizar ajustes na folha de pagamento. Caso exista necessidade de inclusões ou exclusões, devem ser solicitados para o mês posterior. Para evitar erros nos envios ao eSocial, influenciando no envio incorreto das guias de pagamento.

Observação:

Caso opte pelo envio dos recibos diretamente aos colaboradores, será necessário preencher a planilha modelo de e-mails fornecida por nossa equipe.

Pagamento via Arquivo CNAB #

Para pagamento bancário via CNAB, fornecemos uma planilha para cadastro das contas bancárias (só é permitido a inclusão de uma conta por colaborador).
O arquivo deve ser validado pelo cliente em seu banco para confirmação de que é o formato válido.
Para novos colaboradores, os dados devem ser informados na admissão ou antes do primeiro processamento da folha. O arquivo não contempla o pagamento a funcionários sem dados bancários.

Emissão de Guias #

Com a folha confirmada, emitimos:

FGTS Digital – vencimento no dia 20 ou antecipado (em caso de feriados/finais de semana).
DARF de Contribuições Previdenciárias e IRRF – vencimento no dia 20 ou antecipado.
Devido a possíveis desligamentos até o dia 9 de cada mês, as guias só podem ser emitidas após o dia 10, desta forma, serão serão apuradas e enviadas até o dia 15 de cada mês.

Rotinas Específicas #

Admissões #

O envio das informações ao eSocial equivale ao registro na Carteira de Trabalho Digital. A documentação do funcionário deve ser armazenada pela empresa em pasta física ou virtual mesmo após seu desligamento.
A solicitação deve ser formalizada pelo formulário de Admissão no Portal do Cliente (RH Net), em até 2 dias úteis antes do início das atividades do novo funcionário.
Solicitações fora do prazo poderão acarretar multas. Não nos responsabilizamos por penalidades decorrentes de envios tardios.
Solicitamos que as admissões sejam feitas fora da semana de fechamento da folha de pagamento (5 primeiros dias úteis do mês). Caso existam solicitações neste período, o prazo de processamento será estendido para até 2 dias úteis após a data da solicitação.

Afastamentos #

Afastamentos superiores a 15 dias devem ser comunicados, pelo Portal do Cliente (RH Net), para o correto lançamento em folha.
A prorrogação ou o retorno do afastamento devem ser comunicados, pelo Portal do Cliente (RH Net), para formalização da informação na folha de pagamento.
O agendamento da perícia junto ao INSS é responsabilidade do colaborador.
Importante: O afastamento superior a 6 meses no mesmo período aquisitivo gera perda do direito às férias.

Férias #

Mensalmente, enviamos o Mapa de Férias comunicando os prazos para concessão de férias de todos os funcionários.
Programação de férias: A solicitação deverá ocorrer até 35 dias antes do início do período desejado.
Solicitação de férias para o mês seguinte: até o dia 20 do mês anterior, pois os recibos são calculados e enviados entre os dias 21 e 25.
Solicitações fora desses prazos: Cálculo será realizado em até 2 dias úteis após a solicitação.

O aviso de férias deve ser comunicado ao colaborador com antecedência mínima de 30 dias do início do período de descanso, conforme o Art. 135 da CLT. Caso a solicitação seja feita com data posterior, o aviso será emitido com data retroativa, estando o cliente ciente de que podem haver penalidades decorrentes dessa prática.

Rescisões #

A solicitação do desligamento deve ocorrer o quanto antes possível devido ao prazo para pagamento, que deve ser feito em até 10 dias corridos a contar da data da demissão.
A publicação dos documentos rescisórios no Portal do Cliente (RH Net) ocorrerá em até 2 dias úteis após o recebimento de todas as informações necessárias. Por isso é importante informar na solicitação os lançamentos variáveis, ou a ausência deles, para agilizar o processo.
O cálculo da rescisão será feito somente após a data de desligamento, para assegurar a correta comunicação ao eSocial e evitar notificações indevidas no app da Carteira Digital do colaborador.

Gestão de Benefícios #

Não realizamos gestão de benefícios, mas indicamos parceiros especializados para a gestão de vale-transporte dos colaboradores.

Informações de SST – Saúde e Segurança do Trabalho #

Por envolver laudos técnicos e exames, o envio das informações é de responsabilidade de clínicas especializadas em medicina do trabalho.
O empregador deve contratar uma clínica pois, desde 2023, o envio das informações de SST ao eSocial é obrigatório.
Quando solicitado, realizamos o cadastro da procuração eletrônica pelo Certificado Digital para o envio destes dados pela clínica. É necessário solicitar pelo Portal do Cliente (SCI Report) informando o CNPJ e Razão Social da clínica parceira.

DET – Domicílio Eletrônico Trabalhista #

Durante a implantação, incluímos o e-mail do escritório e do cliente para acompanhamento da Caixa de Entrada do Domicílio Eletrônico Trabalhista da empresa. Toda mensagem importante recebida será reforçada e formalizada por e-mail para a empresa, mas as tratativas para cumprimento das demandas, se aplicáveis, são de responsabilidade do cliente, que deve contatar seu jurídico.
Informações obrigatórias ao esocial, devem ser formalizadas no portal do cliente para medidas cabíveis a ocorrência.

Outras Informações Sobre Solicitações #

Todas as solicitações devem ser formalizadas pelo Portal do Cliente. Link passo a passo: https://www.loureiropoceiro.com.br/base-de-conhecimento-category/sci-portal-do-cliente/
Pedimos que outras demandas não relacionadas ao fechamento sejam solicitadas fora do período do fechamento da folha de pagamento (primeiros 5 dias úteis do mês). As solicitações que ocorrerem nesse período serão respondidas após o 6º dia útil.
O prazo para retorno das solicitações é de até 2 dias úteis após a formalização da solicitação pelo Portal do Cliente.
As solicitações realizadas após as 16h serão consideradas como solicitadas no dia útil seguinte.
Solicitações em caráter de urgência, em prazos inferiores aos estabelecidos, serão cobrados a parte.
Solicitações avulsas: Quando solicitados documentos indisponíveis no sistema, a demanda será analisada pelo setor de tecnologia para verificar a viabilidade e então negociarmos um prazo para devolução.
Toda solicitação deve ser validada pela empresa. A tomada de decisão é de responsabilidade exclusiva do cliente.
Acompanhamos apenas a folha oficial, não realizamos controles de partes especiais/por fora.
Caso seja necessária a formalização por e-mail, pedimos que toda comunicação seja enviada para o e-mail do departamento, e não para e-mails direcionados aos colaboradores. Isso garante que a equipe como um todo tenha acesso às informações e evita falhas de comunicação em casos de férias, afastamentos ou mudanças na equipe.
Nossos contatos:
- Whatsapp (sem suporte para ligações): (21) 99186-9739
- Telefone Fixo: (21) 3180-4455 (também é whatsapp!)
- E-mail do DP: [email protected]
Horário de atendimento: De segunda à quinta de 9h às 17h, sexta de 9h às 16h, exceto feriados.

Cartilha do Departamento Pessoal #

Leitura Indispensável: Preparamos um documento com as principais rotinas e dúvidas sobre o Departamento Pessoal, com as respectivas bases legais.
Link para download: https://www.loureiropoceiro.com.br/base-de-conhecimento/cartilha-do-departamento-pessoal/